第一章 總則

第一條 為加強和規范學校會議費管理，節約會議經費開支，根據《中央和國家機關會議費管理辦法》（財行〔2016〕214號）、《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》（中辦發〔2016〕50號）、《教育部辦公廳關于開展解決科研經費“報銷繁”有關工作的通知》（教財廳函〔2019〕8號）、《中共教育部黨組關于抓好賦予科研管理更大自主權有關文件貫徹落實工作的通知》（教黨函〔2019〕37號）等文件精神，結合必贏官網實際情況，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于學校以及學校所屬各二級單位（以下簡稱“各單位”）舉（承）辦的有會議費支出的各類會議，包括國內學術會議、國內管理會議、在華舉辦國際會議。

國內學術會議是指與教學、科研活動直接相關的會議，包括學術交流會、學術論壇、學術研討會、學術座談會以及教學科研項目答辯會、評審會、啟動會、中期檢查會、驗收會等。

國內管理會議是指除學術會議以外的其他國內會議。包括工作總結會 、工作布置會、工作交流會、 工作座談會、工作評審會等。

在華舉辦國際會議是指報經教育部外事部門批準的、在我國境內舉辦的國際會議。

第三條 各單位應建立健全會議審批管理制度，嚴格控制會議數量、會期、規模，注重會議質量，提高會議效率。

第四條 各單位舉（承）辦會議應該與學校教學、科研活動和管理工作緊密相關，厲行節約，經費的使用應當與所舉辦的活動具有相關性。

第二章 會議的審批和管理

第五條 各類會議在舉辦前，應提出申請，編制會議費預算申請表（格式見附件），按下列規定程序審批。會議費預算申請表需列明會議的名稱、會議類別、主要內容、時間、地點、舉辦會議的方式（舉辦、受托承辦、協助舉辦）、代表人數、工作人員人數、所需經費及列支渠道等。會議費預算要細化到具體的會議開支項目。

(一)學術會議的審批

無食宿費開支的，由項目負責人審批。有食宿費開支的，參會人員（不含會務工作人員，下同）在50人（含）以內的，由項目負責人審批；50人-100人（含）以內，由所在單位負責人審批；100人-200人（含）的，由所在單位負責人審核后，報學校業務主管部門負責人審批；200人以上的，由所在單位負責人和學校業務主管部門負責人審核后，報業務分管校領導審批。

在華舉辦國際會議還應經學校國際交流部按相關程序報教育部主管部門審批。

(二)國內管理會議的審批

無食宿費開支的，由所在單位負責人審批。有食宿費開支的，經所在單位負責人審核后，報分管校領導審批。

未經批準召開的會議，財務部門不予報銷會議費用。

第六條 學術會議的天數和參會人數，根據教學、科研活動的實際需要，本著從緊控制的原則，自行安排；管理會議會期一般不得超過2天，會議報到和離開時間合計不得超過1天。

第七條 學術會議的工作人員控制在會議代表人數的15%以內，管理會議的工作人員控制在會議代表人數的10%以內。

第八條 各類會議應盡可能在校內舉辦，充分利用校內資源。校內不具備承辦該會議所需條件而需到市內召開的，應根據經濟性、便利性原則選擇會議地點。原則上不得到市外召開會議，確須在市外召開的，學術會議由業務主管部門審批，管理會議報分管校領導審批。不得到黨中央、國務院明令禁止的風景名勝區召開會議。

參會人員全部為校內人員的會議，原則上應在校內召開。確需到校外召開會議的，須報分管校領導審批。

第九條 因業務需要須到國（境）外舉辦會議的，采用由業務分管校領導一會一批的方式，審批內容包括會議地點、會議議程、會議人數、會議標準、會議天數等事項。

第十條 參加學術會議的同城會議代表可安排住宿。工作人員除必須住會的以外，不安排住宿。

第十一條 需委托會務公司承辦的會議，應擇優選擇承辦單位并簽訂合同。會議費超過必贏官網招投標限額需要招標的委托業務，按規定程序進行招投標，確定承辦單位。

第十二條 協助其他單位辦會并承擔部分會議費的，應簽訂合同（協議）。合同（協議）中列明會議名稱、會議內容、會議議程、參會人數、會議地點、分攤會議費用的理由和比例依據等。管理會議不得列支協助辦會經費。

第十三條 受上級主管部門或其他單位委托承辦會議，應根據委托單位性質、委托協議內容和會議類型，執行相應的開支標準。獲全額資助的學術會議，資助方對會議標準、會議地點和開支范圍有特定要求，并在資助協議中約定的，按協議執行。

第十四條 會議組織者和經費項目負責人是會議費支出的直接負責人，對會議費支出的合規性、合理性、真實性、經濟性和相關性承擔直接責任。所屬單位承擔監管責任，督促辦會人員遵守有關財經法律法規和會議費管理制度，合理、合規報銷會議費。

第三章 會議費開支范圍、標準和報銷

第十五條 會議費的開支范圍包括：住宿費、伙食費、會議室租金、交通費、文件印刷費、辦公文具、醫藥費等；國際會議還可開支同聲傳譯翻譯費、同聲傳譯設備租金費用。

前款所稱交通費是指用于會議代表接送站，以及會議統一組織的代表考察、調研等發生的交通支出。

第十六條 會議費開支實行綜合定額控制。各項費用之間可以在規定范圍內調劑使用。會議費綜合定額標準如下：

單位:元/人.天

(一)不安排住宿的會議，綜合定額按照扣除住宿費后的定額標準執行，住宿費不能調劑使用；不安排就餐的會議，綜合定額按照扣除伙食費后的定額標準執行，伙食費不能調劑使用。

(二)會議費定額控制標準中“其他費用”包含：會議場地租賃費、交通費、辦公用品費、文件資料的印刷費、宣傳費等。

(三)會議費用全額由本次會議所收會議費和校外單位資助經費承擔的，經過審批后，綜合定額控制在所收款項扣除綜合定額外開支之后的經費之內，在會議費開支范圍內調劑使用。凡需要學校各類經費補貼的會議，嚴格按規定的綜合定額控制。

第十七條 下列費用納入會議費預算，但不計入會議費綜合控制定額，報銷時，從相應的支出科目中支出。

(一)會議代表旅費。會議代表參加會議發生的旅費，原則上回所在單位報銷，確因工作需要，邀請學者、專家和有關人員參加會議所發生的城市間交通費，國際旅費，可按照學校相應標準予以報銷。

(二)同聲傳譯人員翻譯費、同聲傳譯設備租金。

(三)參會專家勞務費和會議工作人員勞務費。會議舉辦者根據工作需要，可按有關規定向邀請參會專家發放咨詢費、講課費、評審費和會議工作人員勞務費。

第十八條 被邀請人員的城市間交通旅費和國際旅費，按照必贏官網差旅費管理文件規定的標準憑票據實報銷。報銷時須附承擔該費用理由的說明（經費項目負責人簽字確認）。因與會議無關的理由，被邀請人繞行非必要經過城市（國家、地區）發生的此部分旅費，不由本次會議費承擔。

第十九條 對于使用多渠道資金舉（承）辦的會議，按照成本補償的原則，在不以盈利為目的前提下，各單位可適當向參會人員收取會議費，并在會議費預算表內披露收取標準。

第二十條 按成本補償原則收取會議費的會議，優先使用收取的會議費。

第二十一條 會議收取會務費、資助費的，必須開具合法票據，并納入學校財務統一管理和核算。

第二十二條 各單位在會議結束后應當及時匯總票據，集中一次性辦理報銷手續。財務部門要嚴格按規定審核會議費開支，會議費在開支范圍內憑據報銷，對超范圍、超標準開支的經費不予報銷。會議用餐場所原則上應與會議場所一致，會議費用票據日期應與會議時間相符。

第二十三條 除符合國家現金支付規定的費用外，會議費結算原則上應通過銀行轉賬和公務卡方式結算。

第二十四條 會議費報銷時應提供以下資料：

(一)會議通知（包含會議議程）；

(二)經審批的會議費預算表；

(三）財政專項和科研項目中有會議費預算控制的，還應提供批復的項目預算書；

(四)實際參會人員簽到表（包括參會人員姓名、工作單位、職務或職稱、聯系方式等）

(五)會議場所等服務單位提供的費用發票、原始明細單據、電子結算單等憑證。

(六)如舉辦國際會議，需提供教育部批準辦會的文件。

(七)如委托第三方機構舉辦的會議，須附與會務公司簽訂的委托協議（合同）、受托方確認的會議費用匯總表、費用發票復印件和明細單據的復印件等憑證。

第二十五條 會議費應遵循“收支兩條線”的原則，所有會議收入應及時上交學校財務，嚴禁自收自支，在學校財務體外循環。

第四章 監督問責

第二十六條 嚴禁各單位借會議名義組織會餐或安排宴請；嚴禁預存、套取會議費設立“小金庫”；嚴禁在會議費中列支公務接待費。

第二十七條 各單位應嚴格執行會議費開支范圍和標準，不得開支與會議無關的費用。嚴禁提供高檔菜肴，除另有規定外，不安排宴請，不上煙酒；會議場地不擺花草；不組織與會議無關的參觀、考察，不得借會議之名旅游。嚴禁以任何名義發放紀念品；不得額外配發洗漱用品。

不得使用會議費購置電腦、復印機、打印機、傳真機等固定資產以及開支與本次會議無關的其他費用。

第二十八條 各單位應當加強對本單位會議舉辦活動和經費報銷的內控管理，對違反會議費管理制度的人員進行嚴肅處理，自覺接受學校有關部門對會議舉辦活動及相關經費支出的監督檢查。

第二十九條 學校紀檢監察、審計、財務等部門對各單位會議費管理和使用情況進行監督檢查。主要內容包括：

(一)單位會議審批制度是否健全，會議活動是否按規定履行審批手續；

(二)會議費開支范圍和標準是否符合規定；

(三）會議費報銷手續是否符合規定；

(四)會議費管理和使用的其他情況。

第三十條 違反本辦法規定，有下列行為之一的，依法依規追究相關單位和人員的責任。

(一)單位無會議審批制度或會議審批控制不嚴的；

(二）預存、套取會議費設立“小金庫”的；

(三）以虛報會議人數、天數等手段騙取會議費的；

(四）違規擴大會議費開支范圍，擅自提高會議費開支標準的；

(五）違規報銷與會議無關費用的；

(六）其他違反本辦法規定的。

有前款所列行為之一的，由學校相關部門責令改正，違規資金應予追回，并視情況予以通報。對直接責任人和相關負責人，按學校相關規定進行處理。涉嫌違法的，移送司法機關處理。

第五章 附則

第三十一條 本辦法由學校財務部負責解釋。

第三十二條 本辦法自2019年9月1日起實施。《437bwin必贏國際官網會議費管理實施細則》（武大財字【2016】62號）同時廢止。學校其他文件與本辦法不符的，以本辦法為準。